Starta ditt Erasmus+-projekt

Grattis till att ni fått ert Erasmus+-projekt godkänt! Nu är det viktigt att fokusera på de första stegen i implementeringsfasen.

Här är en sammanfattning av de viktigaste stegen i den inledande fasen.

Genom att följa dessa steg kan din skola lägga en stark grund för planering och genomförande av ett Erasmus+-projekt eller annan internationell verksamhet, samtidigt som man säkerställer aktivt engagemang och stöd från skolledaren och hela skolgemenskapen.

Undertecknande av kontraktet med det nationella Erasmus-kontoret

Det första som sker är att kontrakt undertecknas mellan det nationella programkontoret för Erasmus och projektägaren/koordinatorn.

Kontaktet reglerar alla aspekter som rör Erasmus-bidraget. Det innehåller: Tidpunkter för utbetalning av bidraget, Regler för rapportering; parternas ekonomiska och juridiska ansvar, regler avseende spridning och synlighet

Granska kontraktet eller avtalet från det nationella kontoret nogsamt.
Gå igenom villka skyldigheter och rättigheter som du har och som finns beskrivna i dokumentet.
Hör av dig till ditt nationella kontor om du något är oklart.
Signera och skicka tillbaka kontraktet inom den angivna tidsramen.

Undertecknande av partnerskapsavtal

Det rekommenderas att även teckna inbördes kontrakt mellan projektägaren och de deltagande parterna för att yttterligare förtygliga parternas åtagande och ansvar. Avtalet kan på en mer detaljerad nivå skriva fram åtaganden och på så vis stärka det gemensamma ansvaret för projektets genomförande.

Diskutera och kom överens om roller, ansvarsområden och förväntningar.
Beskriv varje partners specifika bidrag, uppgifter och åtaganden.
Underteckna partnerskapsavtalet med alla berörda parter för att säkerställa en gemensam förståelse och ett gemensamt engagemang.

Organiserande av upptaktsmöte

Planera och organisera ett kick-off-möte för att samla alla projektpartners.
Bestäm mål och dagordningen för kick-off-mötet.
Dela viktiga projektdokument, till exempel projektplan, partnerskapsavtal och kontrakt, med partners i förväg.
Uppmuntra aktivt deltagande och engagemang genom att sätta en positiv och samarbetsvillig ton under mötet.
Varje partner identifierar en representant som följer projektet genom hela projektcykeln!
Medlemmen i samordningsgruppen spelar en viktig roll när det gäller att säkerställa informationsflödet från samordningsgruppen till organisationens projektdeltagare och det lokala nätverket av intressenter (i förekommande fall).

Under kick-off-mötet kan du överväga att ta upp följande:

Gå igenom projektets målsättningar, förväntade resultat och tidplan.
Förtydliga varje partners roll och ansvarsområde i relation till projektets mål.
Säkerställa at kommunikationskanaler upprättas och att information delas på ett snabbt och effektivt sätt.
Diskutera projektledningsfrågor inklusive rapportering, dokumentation och budget.
Planera för projektaktiviteter och identifiera ansvarsområden.
Ta itu med eventuella frågor, problem eller utmaningar som tas upp av partner.
Introducera alla projektpartners för varandra och stärka gemenskapen genom sociala aktiviteter.

Kom ihåg!

Kom ihåg att effektiv kommunikation, samarbete och tydliga förväntningar är avgörande under kick-off-fasen. Ha tät dialog med dina samarbetspartners, var transparent i kommunikationen och var lösningsorienterad och beredd att tänka om för att få en bra start på ditt Erasmus+-projekt.