Startschuss für Ihr Erasmus+ Projekt

Herzlichen Glückwunsch zur Genehmigung Ihres Erasmus+ Projekts!

Jetzt ist es wichtig, sich auf praktische Schritte für die erste Phase der Umsetzung zu konzentrieren.

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Aktivitäten in der Startphase:

Wenn Sie diese Schritte befolgen, kann Ihre Schule eine solide Grundlage für die Planung und Durchführung eines Erasmus+ Projekts oder anderer internationaler Aktivitäten schaffen und gleichzeitig das aktive Engagement und die Unterstützung der Schulleitung und der gesamten Schulgemeinschaft sicherstellen.

Unterzeichnung des Vertrags mit der Nationalen Agentur Erasmus

Das ist der Vertrag, der alle Aspekte des E+ Stipendiums regelt.

Er beinhaltet: Zeitplan und Auszahlung des Zuschusses, Regeln für die Berichterstattung, finanzielle und rechtliche Verantwortung der Parteien, Sichtbarkeitsregeln.

Prüfen Sie den von der Nationalen Agentur (NA) vorgelegten Vertrag oder die Vereinbarung gründlich.
Verstehen Sie die Bedingungen und Verpflichtungen, die in dem Dokument dargelegt sind.
Bitten Sie die NA um Klärung, wenn Teile unklar sind.

Unterschreiben Sie den Vertrag und senden Sie ihn innerhalb des angegebenen Zeitrahmens zurück, um die Finanzierung offiziell zu akzeptieren.

Unterzeichnung der Partnerschaftsvereinbarungen

Dabei handelt es sich um eine formelle Vereinbarung zwischen den teilnehmenden Organisationen, in der die Aufgaben, Zuständigkeiten und Erwartungen der einzelnen Partner im Rahmen des Kooperationsprojekts festgelegt sind. Sie dient als rechtlicher und operativer Rahmen für die Partnerschaft und gewährleistet ein gemeinsames Verständnis aller beteiligter Parteien.

Wenn Sie Projektpartner haben, schließen Sie mit jedem Partner eine Partnerschaftsvereinbarung ab.
Besprechen und vereinbaren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen.
Legen Sie die spezifischen Beiträge, Aufgaben und Verpflichtungen der einzelnen Partner fest.
Sprechen Sie Kommunikationsprotokolle, Entscheidungsprozesse und Konfliktlösungsmechanismen an.
Unterzeichnen Sie die Partnerschaftsvereinbarung mit allen beteiligten Partnern, um ein gemeinsames Verständnis und Engagement sicherzustellen.

Organisation des Kick-off-Meetings

Planen und organisieren Sie ein Kick-off-Meeting, um alle Projektpartner zusammenzubringen.
Legen Sie die Ziele und die Tagesordnung für das Kick-off-Meeting fest.
Geben Sie wichtige Projektdokumente, wie den Projektplan, die Partnerschaftsvereinbarung und den NA-Vertrag, im Voraus an die Partner weiter.
Bestätigen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Treffens und berücksichtigen Sie dabei Reisevorbereitungen und Zeitzonenunterschiede für internationale Partner.
Ermutigen Sie zur aktiven Teilnahme und zum Engagement, indem Sie während des Treffens einen positiven und kooperativen Ton anschlagen.
Jeder Partner ernennt einen Vertreter, der das Projekt während des gesamten Projektzyklus begleitet!
Das Mitglied der Koordinierungsgruppe spielt eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung des Informationsflusses von der Koordinierungsgruppe zu den Projektteilnehmern der Organisation und dem lokalen Netzwerk von Interessenvertretern (falls relevant).

Während des Kick-off-Meetings sollten Sie folgende Punkte ansprechen:

Stellen Sie alle Projektpartner vor und erleichtern Sie das Kennenlernen, um Beziehungen zu knüpfen.
Besprechen Sie die Projektziele, die erwarteten Ergebnisse und den Zeitplan.
Teilen Sie die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Partner mit und besprechen Sie, wie diese mit den Projektzielen übereinstimmen.
Klären Sie die Kommunikationskanäle und -protokolle, um einen effektiven und rechtzeitigen Informationsaustausch zu gewährleisten.
Besprechen Sie die Verfahren des Projektmanagements, einschließlich der Berichterstattung, der Dokumentation und der finanziellen Aspekte.
Zuweisung spezifischer Aufgaben und Festlegung von Fristen für die ersten Projektaktivitäten.
Sprechen Sie alle Fragen, Anliegen und Herausforderungen an, die von den Partnern aufgeworfen werden.
Betonen Sie die Bedeutung der Zusammenarbeit, der gemeinsamen Verantwortung und der Rechenschaftspflicht für den Erfolg des Projekts.

Denken sie daran!

Denken Sie daran, dass effektive Kommunikation, Zusammenarbeit und klare Erwartungen in der Startphase entscheidend sind. Setzen Sie sich regelmäßig mit den Projektpartnern in Verbindung, pflegen Sie eine offene Kommunikation und sprechen Sie alle Probleme umgehend an, um einen reibungslosen Start Ihres Erasmus+ Projekts zu gewährleisten.