Starten på Erasmus+-prosjektet ditt

Gratulerer med å ha godkjent ditt Erasmus+-prosjekt!

Nå er det viktig å fokusere på praktiske steg for den første fasen av implementeringen.

Her er en oversikt over nøkkelaktiviteter for oppstartsfasen:

Ved å følge disse stegene kan skolen din legge et sterkt grunnlag for planlegging og implementering av et Erasmus+-prosjekt eller andre internasjonale aktiviteter, samtidig som du sikrer aktivt engasjement og støtte fra skolelederen og hele skolemiljøet.

Signering av kontrakten med Erasmus National Agency

Det er kontrakten som regulerer alle aspekter knyttet til E+-tilskuddet.

Det inkluderer: Tidspunkt og utbetaling av tilskuddet, regler for rapportering; partenes økonomiske og juridiske ansvar, synlighetsregler.

Gjennomgå kontrakten eller avtalen gitt av NA grundig.
Forstå vilkårene, betingelsene og forpliktelsene som er beskrevet i dokumentet.
Søk avklaring fra NA hvis noen deler er uklare.
Signer og returner kontrakten innen den angitte tidsrammen for offisielt å godta finansieringen.

Signering av partnerskapsavtaler

Det er en formell avtale mellom deltakende organisasjoner som skisserer rollene, ansvaret og forventningene til hver partner i samarbeidsprosjektet. Det fungerer som et juridisk og operasjonelt rammeverk for partnerskapet og sikrer en felles forståelse blant alle involverte parter.

Hvis du har prosjektpartnere, etabler en partnerskapsavtale med hver partner.
Diskuter og bli enige om roller, ansvar og forventninger.
Skisser de spesifikke bidragene, oppgavene og forpliktelsene til hver partner.
Adresser kommunikasjonsprotokoller, beslutningsprosesser og konfliktløsningsmekanismer.
Signer partnerskapsavtalen med alle involverte partnere for å sikre en felles forståelse og forpliktelse.

Organisering av oppstartsmøtet

Planlegge og organisere et oppstartsmøte for å bringe alle prosjektpartnere sammen.
Bestem målene og agendaen for oppstartsmøtet.
Del viktige prosjektdokumenter, som prosjektplan, partnerskapsavtale og NA-kontrakt, med partnere på forhånd.
Bekreft møtedato, klokkeslett og sted, med tanke på reisearrangementer og tidssoneforskjeller for internasjonale partnere.
Oppmuntre til aktiv deltakelse og engasjement ved å sette en positiv og samarbeidende tone under møtet.
Hver partner identifiserer en representant som følger prosjektet gjennom hele prosjektsyklusen!
Medlemmet av koordineringsgruppen spiller en nøkkelrolle i å sikre informasjonsflyten fra koordineringsgruppen til prosjektdeltakerne i organisasjonen og det lokale nettverket av interessenter (når det er relevant).

Under oppstartsmøtet bør du vurdere å ta opp følgende:

Introduser alle prosjektpartnere og tilrettelegg for isbrytende aktiviteter for å bygge relasjoner.
Gjennomgå prosjektets mål, forventede resultater og tidslinje.
Del hver partners roller og ansvar og diskuter hvordan de stemmer overens med prosjektets mål.
Tydeliggjøre kommunikasjonskanaler og protokoller for å sikre effektiv og rettidig informasjonsutveksling.
Diskutere prosjektledelsesprosedyrer, inkludert rapportering, dokumentasjon og økonomiske aspekter.
Tildel spesifikke oppgaver og sett tidsfrister for innledende prosjektaktiviteter.
Ta tak i spørsmål, bekymringer eller utfordringer fra partnere.
Styrk viktigheten av samarbeid, delt eierskap og ansvarlighet for prosjektets suksess.

Husk!

Husk at effektiv kommunikasjon, samarbeid og klare forventninger er avgjørende i oppstartsfasen. Samarbeid regelmessig med prosjektpartnere, oppretthold åpne kommunikasjonslinjer og ta opp eventuelle problemer raskt for å sikre en jevn start på Erasmus+-prosjektet ditt.