Dare il via al tuo progetto Erasmus+

Congratulazioni, il tuo progetto Erasmus+ è stato approvato!

Ora è importante focalizzarsi sugli step pratici per la prima fase di attuazione/realizzazione.

Ecco una ripartizione delle attività chiave per la fase di inizio:

Seguendo questi step, la tua scuola può gettare le basi per la pianificazione e l’attuazione di un progetto Erasmus+ o qualsiasi altra attività internazionale garantendo al tempo stesso l’impegno attivo e il sostegno del dirigente scolastico e dell’intera comunità scolastica.

Firmare il contratto con l’Agenzia Internazionale Erasmus

È il contratto che regola tutti gli aspetti riguardanti la borsa E+.

Include: tempistiche e pagamento della borsa, indicazioni per il resoconto, responsabilità legali e finanziarie delle parti, trasparenza.

Revisionare in modo completo il contratto o l’accordo fornito dall’agenzia internazionale.
Comprendere i termini, le condizioni e gli obblighi indicati nel documento.
Chiedere chiarimenti all’agenzia nazionale sulle parti non chiare.

Firmare e restituire il contratto nei termini per accettare in modo ufficiale il finanziamento.

Firmare gli accordi di collaborazione

Si tratta di un accordo formale tra le organizzazioni partecipanti che delinea i ruoli, le responsabilità e le prospettive di ogni partner del progetto di collaborazione. Funge da quadro giuridico e operativo per il partenariato e garantisce una comprensione comune tra tutte le parti coinvolte.

Se hai dei collaboratori, fissa un accordo di partenariato con ognuno di essi.
Definisce i ruoli, le responsabilità e le aspettative.
Delinea i contributi, i compiti e gli impegni specifici per ciascun partner.
Affrontare i protocolli di comunicazione, i processi decisionali e i meccanismi di risoluzione dei conflitti.
Firmare l’accordo di partenariato con tutti i partner coinvolti per garantire una comprensione e un impegno comuni

Organizzazione dell’evento di inizio

Pianifica e organizza un meeting di inizio per radunare tutti i partner del progetto.
Stabilisci gli obiettivi e l’agenda dell’incontro
Condividi in anticipo con i partner i documenti importanti come il piano del progetto, gli accordi di partenariato e quello con l’Agenzia Nazionale.
Conferma data, ora e location dell’incontro, e tieni in considerazione l’organizzazione del viaggio e le differenze di fuso orario dei partner internazionali.
Ogni partner identifica un rappresentante che segue il progetto attraverso l’intero percorso!

Il membro del gruppo di coordinamento gioca un ruolo fondamentale nell’assicurare il flusso di informazioni dal gruppo di coordinamento ai partecipanti del progetto dell’organizzazione e alla rete degli stakeholder (se sono decisivi in alcune fasi).

Durante il primo meeting, considera di affrontare questi punti:

Presentare tutti i partner di progetto e facilitare le attività di conoscenza per costruire rapporti e relazioni.
Revisionare gli obiettivi del progetto, i risultati attesi e il crono-programma.
Condividere ruoli e responsabilità dei partner e discutere di come si allineano agli obiettivi del progetto.
Chiarire i canali di comunicazione e le procedure per assicurare uno scambio di informazioni efficace e tempestivo.
Discutere delle procedure di gestione del progetto compreso il resoconto finale, la documentazione e gli aspetti finanziari.
Assegnare compiti specifici e fissare delle scadenze per le attività progettuali iniziali.
Rivolgere qualsiasi domanda, dubbio o sfide emerse dai partner
Rafforzare l’importanza della collaborazione, condividere la responsabilità e l’affidabilità per il successo del progetto.

Ricorda!

Ricorda, una collaborazione efficace, la collaborazione e la chiarezza delle aspettative sono cruciali durante la fase di inizio. Occorre impegnarsi regolarmente con i partner di progetto, mantenere aperte le linee di comunicazione e affrontare tempestivamente qualsiasi problema, per garantire un sereno avvio di progetto.